【徹底解説】覚えてくべき仕事の進め方「新入社員あるある」

仕事の進め方がわからない。
本当にこれで大丈夫なのかなあ。

新入社員の頃は目の前のことで精一杯だよね。
僕も色々苦労したなあ。
若手社員の僕がアドバイスするね!

こんにちは!

サラリーマンブロガーのゆうき(@yu_ki100pa)です。

✓ゆうきってこんな人!

・独占企業に勤める会社員4年目

・現在までに転勤3回経験

(名古屋→東京→静岡)

・現在は出向会社で働いている

・後輩のOJT担当

社会人4年目になり、後輩が少しずつ増えてきました。

新入社員のうちは仕事を覚えるのが本当に大変ですよね。

僕も怒られながらもなんとかここまでやってこれています。

そこで今回は、新入社員や若手社員向けて「仕事の進め方」について解説します。

この記事でわかること
  • やってはいけない仕事の進め方
  • 覚えておきたい仕事の進め方
  • 仕事を効率よく作業する方法

僕もまだまだ未熟ですが、自分の仕事における整理にもなるのでぜひ読んでみてください。

目次

やってしまいがちな仕事の進め方【NGです】

僕も実際にやってしまっていたNGな仕事の進め方について4つ紹介します。

  • 仕事の目的が分からないまま作業をする
  • 言われたことだけしかやらない
  • すべて作業を完了してから報告する
  • みんなが残っているから残業する

以下、深掘りしていきます。

仕事の目的が分からないまま作業をする

上司から仕事を頼まれると「すぐに終わらせて報告しなくちゃ!」と張り切ってしまいます。

特に最初は頑張っている姿を見せなくてはと頑張ります。

もちろん、信頼を得るために仕事をなるべく早く終わらせ、上司から信頼を得ることは大切です。

しかし、時に重要なことを忘れているときがあります。

それは、その仕事の「目的」についてです。

今、自分がやっている仕事は何のためにやっているのかを考えていますか?

  • 仕事の目的は?

・クライアントの提案資料のため

・上司に向けた資料作成

・上司のやっている仕事の手伝い

仕事の目的によってやり方や時間のかけ具合が変わってきます。

その仕事の優先順位はどれくらいなのか考える必要がありますね。

  • 考えるべきこと

・誰に向けた仕事なのか

・どのような用途で使われるのか

・どこまで詳細に作りこめば良いのか

など、ある程度聞きだしておくと精度の高い仕事ができます。

ゆうき

常に目的意識を持って取り組もう

言われたことだけしかやらない

頼まれた仕事だけをやってそれで終わりにしていませんか?

その一歩先まで見据えることができると「仕事ができる人」に近づくことができます。

言われたことをやるだけがゴールではありません。

何かほかに必要なことはないか、

準備しておくことはないか

といったように先を見据えた仕事をできるようになりましょう。

  • つぎの会議で使う資料を作成

→人数分印刷をしておいた方がいいのかな

  • 打ち合わせに同席することを頼まれた

→打ち合わせ内容を議事録として残しておこう

頼まれた仕事の一歩先を見据えて必要になってくることを予想しましょう。

不安があれば上司に「○○しておきましょうか?」と聞くことをおすすめします。

例え間違っていたとしても損することがありませんよ。

準備をするクセをつけると「できるサラリーマン」になれます。

すべて作業を完了してから報告する

すべての作業を終えたから報告すると、かえって手間がかかってしまうことがあります。

せっかく作った資料をすべてやり直したり、手直しが必要なケースが出てくるからです。

仕事の内容にもよりますが、すべて完了してからではなくある程度かたちになったら一度見てもらうと良いですよ。

  • 進捗状況の報告

・7割程度できたら一度確認してもらう

・方向性が間違ってないかみてもらう

上記をすることでより効率的に完成度の高い仕事ができます。

聞きまくるのもよくないですが、報告や相談は大切です。

ゆうき

報告・連絡・相談は基本ですね

みんなが残っているから残業する

新入社員のうちは周りに気を遣いすぎるがあまり、帰りたくても帰りづらいですよね。

みんな頑張っているのに自分だけ帰るなんてありえない…と考えてしまいがちです。

でも安心してください。

帰って大丈夫です。

残業してまで本当に今やらなくてはいけない仕事ですか?

明日の朝イチでやっても大丈夫では?

自分に問いかけてみましょう。

帰りづらくしているのは「自分」です。

周りに合わせなくても大丈夫です。

当時の僕は、上司が帰るまで付き合い残業をしていました。

本当に無意味な時間を過ごしてしまったと後悔しています。

早く退社して、明日に備えましょう。

定時退社が当たり前という考え方を持っておく

新入社員が覚えておくべき仕事の進め方

以下では、新入社員が覚えておいて方が良い仕事の進め方を5つ紹介します。

僕もまだすべてを網羅したわけではないですが、意識して取り組んでいます。

  1. 分からないことは早い段階で質問する
  2. 期限を聞いておく
  3. 自分が今抱えているタスクを整理し可視化する
  4. 作業する前に仮説を立てる
  5. 休憩をしっかりとる

分からないことは早い段階で質問する

新入社員のうちは分からないことだらけで大変です。

自分で調べても分からないものは分かりません。

なので、勇気をだして教えてもらいましょう。

聞かないで時間を要するより、聞いて作業をした方が効率が良いです。

もちろん聞きにくい場合もあるので、聞きやすい若手の先輩社員や優しい人を早めに見つけることが得策です。

自分で考えてから聞いてこい!という人もいるので注意は必要です。

期限を確認しておく

仕事をするときまずは「いつまでにやるか」を確認しましょう。

今すぐやるべきなのか、明日で良いのかによって優先順位が変わってきます。

上司に頼まれたらすべてを投げ出して、頼まれた仕事に全力投球してしまうのは避けましょう。

過去の僕がそうでした。

何をするにも期限を確認しておき、しっかり優先順位をつけることが大切です。

自分が今抱えているタスクを整理し可視化する

新入社員のうちは、やるべき仕事が多くなってくると焦ってしまいますよね。

僕もやることが多いときはよくプチパニックになっていました。

タスクを整理するためにも自分がやるべきことを「可視化」しましょう。

デスクトップやメモでも良いのでタスクを書き出すと整理することができます。

意外と忘れがちになるので、やることができたらその都度書き出す習慣を作ると良いです。

抜け漏れも無くなるので、初歩的なミスをしなくて済みます。

ゆうき

仕事は全て書き出しましょう

作業する前に仮説を立てる

作業を進める前に一度全体像を確認し、仮説を立ててから取り掛かりましょう。

ゴールまでの道筋を立て、最短距離で処理できるようにするべきです。

何も考えず先走ってしまっては非効率的なのでまずは落ち着いて、仮説・分析をすると良いです。

特に新入社員のうちは経験が足りないのでより深く考える必要があります。

一つ一つの仕事を丁寧にこなすことで信頼を得られます

休憩をしっかりとる

新入社員のうちは良い意味で働きすぎてしまいます。

特に、「早く仕事を覚えたい」と意気込んでしまうことが多いでしょう。

そのため、休憩時間を削ってでも仕事をしてしまうケースがあります。

もちろん、休憩時間までも熱心に働く姿は関心ですが休憩は取りましょう。

なぜなら集中力が持たないからです。

ケアレスミスも多くなってしまいます。

実際に僕も昼休みもご飯を食べながら仕事をしていましたが、午後からの作業でミスしたりなど作業効率が落ちてしまいました。

休憩はしっかり取り、メリハリをつけて仕事をしましょう。

ランチタイムは自分のデスク以外で食べたり、外に出てると気分転換にもなるのでおすすめです。

【まとめ】新入社員が覚えてくべき仕事の進め方

新入社員から正しい仕事の進め方を身に付けることが非常に大事です。

始めのうちから基盤づくりをしていきましょう。

  • 新入社員が覚えてくべき仕事の進め方5つ

①分からないことは早い段階で質問する

②期限を聞いておく

③自分が今抱えているタスクを整理し可視化する

④作業する前に仮説を立てる

⑤休憩をしっかりとる

明日からでもすぐに実践できるものはやっていきましょう。

ゆっくりでも良いので着実に行動することで身に付くようになります。

僕も若手社員としてこれからも頑張っていきます。

では。

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